ワークフローシステム化の必要性

PCを操作する人

ワークフローに費やしている時間

ワークフローを新しく導入すべきか悩んでいる会社があれば、まずはワークフローに費やしている時間を月にまとめて調べてみる必要があります。なぜならその費やしている時間を知ることによって、どれだけの時間がかかっているのかを実感出来るからです。それらを知れば、システムを導入を検討すべきかわかります。

手作業では限界があるということ

会社にとって、申請や承認といったワークフロー業務はとても重要性の高い業務の一つですよね。しかし、それらの作業というのは膨大に存在しています。他にも業務もある中で、ワークフローだけに時間を多く取られているわけにはいきません。だからこそ、システムとしてワークフローを導入して、時間の短縮をしていく必要があります。手作業によるミスなども減り、確実性の高いものになります。システムに頼ることは会社にとっても大事な選択肢だと言えるでしょう。

ワークフロー導入流れについて

実態確認と承認者の確認

ワークフローシステムを導入するにあたって、現状の実態をしっかり把握する必要があります。そこで出る問題を見つけ、新しく導入するシステムでどういった改善をしていくか見極めます。そして、組織の承認者を決めていきましょう。

システムの設定を行う

申請を依頼する時のルートの設定や、承認者を事前に決めておけばスムーズにワークフローのシステム設定を行えます。スマホや会社外パソコンでの操作も入るのであれば外部と連携が取れるように、事前に設定しましょう。

テスト操作から運用スタートまで

さまざまな設定が完了すれば、正しくシステムが作動するかどうかを確認テストを行う必要があります。それらのテストが完了すれば、運用がスタート出来ます。

ワークフロー導入してみた感想

外部からも可能なところが良い

クラウド型のワークフローを導入しました。今までであれば上司に承認を取るのに時間をさいていた分、外部に居てもスマホで簡単に承認をしてもらえるようになったため、大変便利になりました。

簡単で操作しやすい

往来のワークフローの仕方では時間を多く取られてしまい、業務時間に終わらせることが困難な時もありました。新しくシステム化したワークフローの操作は不安でしたが、操作がシンプルなのですぐに慣れることが出来ました。

導入費用が安くて助かる

まだ成長途中の会社なので、コスト削減出来るところはしたいところでした。しかし、ワークフローシステムは導入した方がお得だと思っていたので思い切って会社のためにも導入を決意。クラウド型であれば費用も安くてすむので負担なく導入が出来ました。

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